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如果忘記儲值導致點數不足、字軌不足、忘記授權、沒有開啟服務,
以上情形都有可能會照成系統未確實自動開立發票的情況,
此時就要批量補開電子發票給消費者,避免逃漏稅的疑慮。
- 檢查網翼系統狀態
正常訂單成立後發票會預先在電商雲端發票系統左側
電子發票→發票開立列表 中的『未開立』列表自動建立發票檔,
若你未自動開立的發票還在未開立列表中,
當補足點數、字軌、光貿串接授權狀態、API授權以及服務狀態,
系統就會進行自動開立,不需任何動作。
💡Tips : 光貿授權狀態與字軌狀態可以於後台畫面左側
電商雲端發票系統 :系統設定→開立公司列表
網翼Erpow進銷存系統 :合作夥伴→電子發票→公司列表
依照路徑至列表中確認,此篇文章僅會提到漏開發票的處理方式。
但如果你點數、字軌、API授權缺太久,系統會自動終止服務,
訂單成立後就不會自動跳來未開立列表,就會導致漏開發票。
加值完畢後請記得至系統畫面左側點擊
加值服務中心→服務購買列表→商店設定
確認需要開立的店鋪服務啟用鈕是否開啟。
- 檢查漏開發票時間
如果是忘記儲值導致點數不足的部分,
首先我們可以利用電商雲端發票系統,
登入後台點擊畫面左側
加值服務中心→加值服務與扣款記錄,
來查看從哪一天開始餘額變成負值,
那就能大致上推算出漏開發票的區間。
依照日期隨機抽查蝦皮上的訂單編號,
到電商雲端發票系統中搜尋有沒有正確開立發票,
如果查到有自動開立發票就沒問題,
如果查不到發票那就將日期向前推,
查出未自動開立發票(漏開)的日期區間。
例如 : 你發現7/1發票沒有自動開立,就查6/30,若查不到就查6/20,依此類推。
- 下載蝦皮銷售報表篩選需批量開立發票的訂單
查出正確漏開區間後,請到蝦皮後台點選左側,
『我的銷售』→右上角匯出報表→選擇日期區間→匯出報表
💡Tips : 匯出Excel報表時,需要收取蝦皮簡訊認證,請確認簡訊並輸入下載。
蝦皮匯出檔案密碼預設為註冊帳號的電話號碼末六位數,
開啟檔案輸入密碼後按下確認。
篩選不成立的訂單如未取、未付、退貨,
並且從Excel刪除不需開立發票的訂單。
篩選精確訂單,匯出區間的第3張訂單開始才沒開到發票,前兩張有,
這時候要逐筆到發票系統查詢到底是從哪個時間點開始沒開發票,
並且將已經開過發票的部分也從EXCEL中刪除。
當未開立發票的訂單都篩選完畢後,儲存Excel備用。
- 填寫製作批次開立Excel
前往光貿加值中心後台點擊右上方登入/註冊,
填寫帳號密碼並且登入後,選擇要批次開立的公司按下管理/檢視。點擊左手邊 開立發票→批次開立
並且點擊 Excel 範例檔下載:一般格式(含稅) 下載模板
打開模板並且對應編輯過後的蝦皮銷售報表,依序填入需要開立的發票資訊。
其中載具顯碼以及隱碼的部分,我們可以按照光貿加值中心推薦的格式登打。
填寫時須將儲存格格式改成通用格式,並填入 ="shopee_"&蝦皮帳號 。
填寫完畢也確認顯碼及隱碼呈現需要的格式後,記得再次複製,
由於載具顯碼以及隱碼我們剛才填入的是公式,
公式可能會導致光貿無法判別資料, 這次貼上時選擇僅貼上值。
買方電話以及買方電子信箱由於個資保護法的關係賣家默認是不知道資訊的,
所以直接下拉使資料填滿即可。
接著我們回到光貿加值中心,
左邊點選 開立發票→批次開立
匯入剛剛編輯好的批次開立模板,並且按下上傳檔案。
上傳後再次抽查比對確認開立資訊無誤,按下確定匯入。